Het 20% Lab

De uitdaging

“Stel je voor dat we met 20% minder [van iets: geld, tijd, mensen], 20% meer [i.e. netwerkkwaliteit] zouden leveren? Wat vraagt dit dan van ons denken, wat vraagt dit van ons handelen, en wat vraagt dit van hoe we onszelf organiseren? Wat hebben wij meer en minder te doen? Welke kennis ontbreekt, en door welke aannames laten wij ons te veel leiden?”

Met dit 20% gedachte experiment als uitgangspunt, liepen wij met de programma manager van een operationele afdeling binnen Stedin, die de druk van de versnellende energietransitie sterk voelt, in 2023 door de Hortus in Utrecht. Al jaren begeleiden we diverse teams binnen Stedin hoogspanning met stratgie, leiderschap en cultuur. Het menselijke perspectief blijven zien en cultiveren in een werkrealiteit die steeds complexer en veeleisender wordt, daarvoor staan wij aan de lat. Je waarachtig uitspreken, durven zeggen als je iets niet weet, in gesprek blijven als je je gepasseerd voelt, vragen stellen in plaats van antwoorden geven. Hier hebben wij allemaal aan gewerkt voordat we in de Hortus in gesprek raakten over wat de versnellende transitie van mensen vraagt.

Hoe we hielpen

Het is makkelijk om iets nieuws te verzinnen. Het moeilijk om in de bestaande ideeën, structuren en belangen, een verandering te maken. Met oog op de toenemende complexiteit en dynamiek van een grote organisatie, was dat laatste onze insteek. Binnen het strategisch kader van Stedin, Bouwen, Benutten en Beheren, binnen de scope van de afdeling, en gedragen door het leiderschapsteam.

Daarbij hanteerden wij een aantal eenvoudige maar krachtige uitgangspunten, die bondig samen te vatten zijn als:

• Heb altijd oog, compassie, en begrip voor mens, dynamiek en hun systeem van beloning
• Versterk wat al werkt; laat los wat niet werkt; ontdek wat je nog niet hebt of weet
• Wij staan hier altijd in om te leren
• Ga flexibel om met vorm; hou vast aan principes

Samen met een divers team van de afdeling hebben wij in kaart gebracht wat de verbeterinitiatieven waren (van operationeel tot strategisch) die in alle lagen van de operatie rondgingen. Daarbij zetten wij de 20% bril op om kritisch en dieper naar een aantal initiatieven te kijken. Wat zijn de onderliggende oorzakelijkheden? Wat is afhankelijk van elkaar? Als we er anders naar zouden kijken, waarmee zouden we radicale efficiëntie winst boeken? Kan dit innovatiever, sneller, effectiever? Hieruit werd duidelijk dat een aantal initiatieven die eerst klein leken, na een tweede blik, te kunnen leiden tot een veel grotere efficiëntie winst. Na deze keuzes werden deze initiatieven met de hele afdeling geprioriteerd en een keuze gemaakt om er in teams, capaciteit op te zetten.

Het resultaat

De verbeterinitiatieven zijn de inhoudelijk leidraad van het 20% Lab. In de praktijk werd duidelijk dat verandering altijd langer duurt dan gehoopt. Maar een jaar later zijn twee van de drie initiatieven met succes afgerond en is de derde ingehaald door de veranderende werkpraktijk. Een interne reorganisatie en onderschatte doorlooptijden waren de grootste belemmering. Hoewel deze reorganisatie wel op andere aspecten ruim de 20% doelstelling heeft overtroffen. Wat wij geleerd hebben is dat de gedachte, hoe kunnen wij met 20% minder, 20% meer realiseren is doorgedrongen tot vele aspecten van de organisatie. Zo wordt het veel als denkraam gebruikt. Waar zie ik het niet scherp genoeg, waar denk ik te klein? Waar werk ik niet voldoende samen? Waar ga ik nog te veel op de stoel van een ander zitten? De 20% gedachte leeft meer dan ooit en komt terug op diverse plekken in de organisatie.